Qu’il s’agisse d’un grand hôpital ou d’un petit cabinet, une gestion impeccable est indispensable pour réussir et perdurer. Plusieurs solutions existent pour améliorer cette gestion, y compris le télésecrétariat médical et paramédical.
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Fournir un entraînement adapté et continu au personnel
Entraîner votre personnel n’est pas une option, mais une règle de base. Les employés responsables du management sont évidemment concernés, même s’ils sont expérimentés. D’une part, l’entraînement interne est important pour familiariser le personnel avec la structure de l’hôpital. D’une autre part, il permet d’apprendre à manœuvrer le matériel installé et gérer tout ce qui est logiciel. Les solutions logicielles destinées au médical et au paramédical sont bien diverses aujourd’hui. Un nouveau cadre, bien qu’expérimenté, peut ne pas être habitué au système déployé dans votre établissement. Ce sont en général les responsables des ressources humaines RH qui supervisent les entraînements. Cela dit, d’autres employés peuvent y contribuer selon les besoins. Il ne faut pas oublier les formations continues externes pour améliorer ses compétences et maîtriser les nouvelles technologies. Elles sont particulièrement importantes dans le domaine sanitaire qui évolue constamment et rapidement.
Utiliser des technologies vraiment efficaces et innovantes
La qualité de la gestion hospitalière dépend en partie du choix des technologies utilisées. Celles-ci peuvent améliorer considérablement les conditions de travail et les performances des employés. Citons par exemple les solutions d’automatisation qui permettent de gagner en temps, effort et ressources. Elles s’occupent de toutes les tâches répétitives et chronophages du quotidien. Les praticiens peuvent alors se focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée et notamment sur leurs patients. Cela ne concerne pas seulement les grands établissements de santé, mais aussi les petites structures. Les cabinets indépendants et les petites cliniques peuvent trouver des solutions adaptées à leurs besoins et à leur budget. Même les médecins libéraux peuvent y accéder grâce aux espaces de coworking. Des espaces spécialement conçus pour les praticiens du médical font leur apparition. Il est également possible d’opter pour l’externalisation afin de profiter des dernières technologies en management. Le télésecrétariat médical est un très bon exemple de service externe très avantageux pour les établissements de santé.
Faire appel à des services externes comme le télésecrétariat
Parmi les solutions efficaces pour améliorer la gestion hospitalière, il y a le secrétariat médical et paramédical à distance. Ce service permet d’externaliser les appels téléphoniques et de nombreuses tâches administratives. Une secrétaire à distance peut répondre au téléphone, prendre des rendez-vous, passer des consignes aux patients, communiquer avec des fournisseurs, etc. Le plus grand atout du télésecrétariat médical est sans doute la gestion des appels. Celle-ci est en effet un facteur essentiel dans le bon fonctionnement de tout établissement. L’accueil téléphonique consomme beaucoup de ressources, du matériel installé au personnel chargé. C’est également le premier contact avec les patients qui se plaignent souvent d’appels manqués et de temps d’attente prolongés. Des problèmes que vous pouvez éviter en confiant la mission à un télésecrétariat médical. Le praticien peut déterminer les consignes fournies aux secrétaires en fonction de ses besoins. L’assistance d’un dentiste par exemple peut renseigner sur les symptômes et recommander des soins communs aux patients.
Exploiter toutes les possibilités du télésecrétariat médical
En passant par des secrétaires qualifiés et expérimentés, les praticiens peuvent déléguer un grand nombre de missions. Ce qui permet de libérer leur temps et se focaliser sur les soins présentés aux patients. Ainsi, l’assistance médicale peut filtrer les appels selon les recommandations du médecin. Elle lui transmet ceux qui sont urgents et s’occupe du reste. Elle peut même transmettre des appels à sa ligne personnelle s’il est absent ou en dehors des heures de travail. La disponibilité en permanence est d’ailleurs un grand avantage du télésecrétariat médical et paramédical. Votre assistance médicale peut aussi gérer les opérations habituelles avec vos partenaires, par exemple les commandes. Cela dit, le secrétariat médical à distance ne se limite pas à l’accueil téléphonique. Différentes tâches administratives peuvent être déléguées afin d’optimiser la gestion interne. Le service est en effet compatible avec d’autres solutions du management de la santé. Citons les plateformes de prise de rendez-vous et les logiciels médicaux utilisés en interne. Doctolib et Maiia comptent parmi les acteurs les plus connus dans ce domaine.
Choisir un service de télésecrétariat médical à proximité
Sélectionner un service de télésecrétariat paris présente plusieurs avantages pour les praticiens de l’Île-de-France. Des avantages qui sont dus au même facteur, la proximité. Beaucoup de clients négligent cet élément puisque le télésecrétariat médical se fait à distance. Or toute prestation de secrétariat à distance est un partenariat étroit et durable. Un prestataire de proximité est capable de vous aider efficacement quand c’est nécessaire. Vous pouvez organiser des rendez-vous facilement afin de discuter avec le personnel et fournir vos consignes. Les problèmes techniques sont également résolus en toute rapidité. En plus, un prestataire local connaît les spécificités de votre environnement de travail. Il possède une expérience préalable avec des praticiens de la région et dispose de données utiles pour améliorer votre secrétariat. N’oubliez pas l’importance de garantir la sécurité et la confidentialité des informations de vos patients. Un prestataire basé en France et notamment à Paris doit respecter des réglementations strictes à ce niveau. Les critères de compétence et de qualité exigés aux centres de télésecrétariat médical sont également supérieurs.
Demander conseil auprès de vos partenaires qualifiés
L’expertise des praticiens est au cœur du fonctionnement de tout établissement de la santé. Cela dit, plusieurs autres facteurs entrent en jeu pour garantir sa durabilité et son développement. Des facteurs qui sont effectivement en dehors des connaissances des praticiens. Il est donc important d’avoir des partenaires compétents et d’apprendre à compter sur eux. Par exemple, la gestion des stocks pose souvent des problèmes pour les hôpitaux et les cliniques. Heureusement qu’il existe des solutions logicielles innovantes pour l’optimiser. En plus, il est possible de demander conseil auprès de vos fournisseurs. Ces derniers sont largement expérimentés et peuvent vous présenter des idées et astuces vraiment pertinentes. Prenez le temps de bien choisir vos partenaires et d’établir une relation durable avec eux. Il en va de même pour tous les départements et besoins de votre établissement, par exemple le secrétariat ou la maintenance technique. Des collaborateurs qualifiés et éthiques sont d’une grande aide dans la gestion de votre activité.
Miser sur l’amélioration de l’expérience du patient
Que vous soyez chirurgien, médecin généraliste ou psychologue, votre objectif est de soigner les patients. Tout se déroule donc autour de l’expérience du patient qui doit être au cœur de vos préoccupations. Passer par un service de télésecrétariat médical est recommandé exactement pour cette raison. Il augmente votre disponibilité et améliore la qualité de votre accueil téléphonique. Il s’occupe également de différentes tâches administratives chronophages comme la prise de rendez-vous et la gestion des paiements. Si vous disposez déjà d’un secrétariat sur place, un prestataire à distance peut réduire sa charge de travail. Votre personnel se focalise alors sur l’accueil physique au sein de l’établissement. Les infirmiers ont plus de temps à passer avec les patients et les médecins ne sont pas interrompus tout le temps. Tout ceci permet effectivement d’améliorer l’expérience de la patientèle. Cela permet également de fidéliser plus de patients, un besoin que l’on ne peut pas nier.
Collecter et analyser les données autour des patients
Améliorer la gestion d’un service ou d’une activité n’est pas possible sans collecte de données. Dans le cas des soins médicaux, les données concernent en grande partie la satisfaction des patients. Il faut également considérer les dépenses liées aux managements et les problèmes de gestion rencontrés fréquemment. Il s’agit donc d’un travail de longue haleine. Vous devez d’abord collecter les données à partir du système préexistant puis les analyser. Ceci afin de déterminer les points positifs et négatifs dans votre management, et savoir ce qu’il faut améliorer. Des changements sont ensuite mis en place, vous permettant d’observer, collecter et analyser de nouveau. La procédure est à répéter régulièrement pour s’adapter au développement du domaine et de votre activité. Les besoins et habitudes des patients évoluent également avec le temps. Vous devez notamment inclure les données externes et statistiques dans votre étude. Il est possible de les obtenir auprès d’organismes publics ou privés. Pensez à faire appel à un expert tiers si vous ne disposez pas des ressources nécessaires sur place.
Élaborer des stratégies pertinentes à long terme
La collecte et l’analyse des données permettent de définir des actions à prendre pour améliorer la gestion de votre établissement. Cela dit, il est important d’établir une véritable stratégie efficace à court terme et à long terme. Embaucher une nouvelle secrétaire ou ajouter une ligne téléphonique peut sembler une bonne solution au moment. Or vous devez analyser les dépenses nécessaires, logicielles, matérielles et humaines. Évaluez l’intérêt apporté et si une telle solution peut répondre aux besoins futurs de votre activité. Vous découvrirez peut-être que le télésecrétariat médical ou paramédical est une meilleure option et un investissement plus rentable. Il en va de même pour tous les éléments à améliorer dans votre management. Faut-il changer de logiciels médicaux ? Que pouvez-vous externaliser de vos services ? Vos objectifs sont-ils réalistes et atteignables ? Etc.
Une bonne gestion est cruciale au fonctionnement de tout établissement de santé. L’externalisation de certains services comme le secrétariat médical permet de l’améliorer considérablement, faciliter la tâche aux praticiens et satisfaire les patients.
